أربعة إرشادات للتعامل مع ضغط العمل
إليك أربعة إرشادات لتساعدك في التعامل مع التوتر بنجاح، حيث إنها تحدد الأسباب الأساسية لحدوث التوتر للأفراد، ولماذا يكون وجود هناك مشكلة ضغط العمل أفضل من عدم وجودها. فهناك ثلاث طرق محددة لفحص رد فعلك للتوتر، قوة بنية العقل الإيجابية. كيف تحصل وتحافظ عليها بصرف النظر عما يحدث من أمور وماذا يمكن ولا بد القيام به خطوة بخطوة لتخرج من موقف الأزمة بقوة أكبر مما كانت عليه:
-
يجب أن تعرف كيف تتوافق مع التوتر
نحن نسلم بإتقانك التام لمهارات الوظيفة التي يتطلبها عملك. فالذي يمكن أن تفتقده هو الآلية المناسبة التي تحميك من الانفعال عندما يحدث الضغط.
فقد يحدث ضغط العمل بطريقتين إما أن يكون متكررا وإما أن يكون أحداثاً لمرة واحدة. ويمكن أن ترى إرشاد رقم ۲ كمثال لتوضيح كيف تتعامل مع الضغط الذي يكون لمرة واحدة.
-
كيف تمنع ضغوط العمل المتكررة
تعتبر مشاحنات الجرد، الدفع بك لمواجهة حصص الإنتاج في نهاية كل شهر، هي معظم المشكلات التي من المحتمل أن تواجهها والتي ستكون متكررة. عندما تواجه إحداها، فلا بد أن يكون ذهنك منفتحاً عما يمكن أن تقوم به لجعل المهمة أسهل في المرة القادمة. إليك سبعة أسئلة مهمة لا بد وأن تجيب عليها:
- هل قلت أو قمت بأداء أي حماقة سببت مشكلة لك؟ إنه من الطبيعي فقط أن تبذل ما في وسعك لكي تعطي للمدير انطباعاً جيداً عنك. فهذا يمكن أن يحملك ضغطاً غير مطلوب. ولكي تتجنب ذلك، فعليك أن تحدد الأولوية ذهنياً لكل مهمة. فهذا يطمئنك بالوقت الوافر لأداء العمل الأكثر احتياجا.
- ماذا أستطيع أن أقوم به للاستعداد لهذا الموقف عندما يحدث مرة أخرى؟ تمنحك معرفة المطالب المتكررة بعض الوقت لتخطيط ما يجب أن تقوم به والذي لا يجب أن تقوم به. فعلى سبيل المثال، الذي لا يجب أن تقوم به هو الموافقة على إعطاء الموظفين إجازات عرضة عندما تتوقع صعوبة في الوضع المالي، لكن الذي تقوم به هو التخلص من المهام غير الأساسية أثناء هذه الفترة.
- هل أنت في مقدمة المنحني أم نهايته؟ قم بعمل ما تستطيع أداؤه من عملك اليومي مسبقاً حتى لا يرهقك الميعاد النهائي لاستهلاك الوقت في كتابة التقارير الضرورية بالرغم من أنك قد لا تستطيع أن تكمل تقريراً ما حتى يتاح لك المعلومات في الدقيقة الأخيرة، فإنه من الأفضل أن تستكمل تقريراً ناقصاً لا أن تشرع في كتابة آخر جديد.
- هل قمت بتحديد أين تتجه للمساعدة بشكل مسبق؟ يمكن التعامل بفعالية مع المواقف المتكررة الحدوث من خلال عمل الأقسام الأخرى. فحاول التنسيق مع هؤلاء الأفراد قبل إنجاز الأمر حتى يستطيعوا تقديم ما تحتاجه على أساس زمني.
- هل تستطيع أن تقوم بأداء شيء بطريقة غير مثالية بدون أن يؤثر ذلك على الجودة؟ هناك العديد من المهام التي تؤدي بطريقة معينة كنتيجة للعادة. فلابد أن تفحص هذه المهام من وجهة نظر جديدة لتبحث عن المهام التي يمكن أن تتخلص منها بطريقة آمنة أو تضمها إليك.
- هل هناك طريقة أسهل للتعامل مع الموقف؟ عليك أن تبحث عن طرق التبسيط العمل. وتحديد إذا كان يمكن لوحدات عمل أخري أن تقوم بأداء أجزاء من العمل.
- من الذي يصاب بالتوتر؟ يتعامل بعض الأفراد مع كل موقف على أنه أزمة. لكن لا يعني لأتهم يقومون بذلك فلا بد وأن تستجيب للموقف بنفس الطريقة. فلا بد أن تحدد الأشخاص الذين ينهارون تحت التوتر. ثم قم بمراجعة ما اشتملت عليه المهام خطوة بخطوة. ومحاولة تكييف بيئاتهم إلى أن يقل الضغط عليهم.
-
قم بالتأكد أن مهاراتك قوية بما تكفي للتعامل مع أزمة ما
ها هو واحد من أصعب الاختبارات لقدرتك في الأداء عند وجود توتر لقد كنت في مهمتك من وقت قصير وحضر المدير إليك ومعه مهمة أسبوعين ويقول أترك كل شيء حيث يريد نائب الرئيس أن تقوم بذلك في خلال ثلاثة أيام.
كيف تسيطر على الشك الذي يوَّلد ضغوط العمل؟
تعتبر طريقتك في رد الفعل هي الفيصل للطريقة التي سيراك بها رئيسك المباشر من الآن فصاعدًا، فعليك أن تتحكم في الشكوك التي تسببها مشاعرك وأن تبقي هادئاً.
إليك ثلاث خطوات لكي تصل إلى حل للشك
- تحديد ما تحتاجه لكي تقوم به. غالباً ما يندفع الأفراد عندما يقوم المدير الأعلى مركزاً بإصدار طلبات المشروع ما لاتباع الأوامر بدون الدخول إلى التمديدات كيف، وماذا، وأين، وبواسطة من فيتم أداء العمل على أساس أفضل التخمينات، التي ما تفشل عامة في موافقة توقعات الإدارة العليا.
لكي تغطي نفسك في موقف مثل ذلك، لا بد من أن تسأل جميع الأسئلة التي تحتاجها للاستيعاب التام لما يطلب أداؤه منك ثم قم بإعطاء مديرك مذكرة تفصيلية موضحاً فيها جميع ما تنوي أن تقوم به. وإذا كان بها خطأ، فلازال هناك وقت لتعديل خطتك لمواجهة طلب الإدارة العليا.
- تحديد كل مهمة. قم بعمل قائمة التأكد بنفسك تشمل التواريخ المستحقة الكل عنصر، قم بوضع كل خطوة وأي خطوة يمكن القيام بها في القائمة، كل شيء من موافقة على ساعات العمل الإضافية إلى المساعدة من الأقسام الأخرى. وضع ذلك في شكل مذكرة، ثم وجهها إلى مديرك مع عمل نسخة منها للمساعدة الخارجية المزودة لكم. وأن تختم بقولك إن الفشل في إمداد المساعدة الضرورية على أساس زمني سيؤدي إلى فقد الميعاد النهائي. واطلب من المدير أن يتم إخبارك مباشرة إذا لم يكن الإمداد بالمساعدة الخارجية ممكنا. فإن حدث ذلك، فاستدع انتباه مديرك إنه من الممكن القيام بالتعديلات
- قم بالإبقاء على القمة طول الوقت. إذا كانت المهمة مهمة بالغة الأهمية، فسوف يطلب منك تقارير التقدم عن كل خطوة تقريبا. فكن على استعداد أن تجعلهم في قمة الأشياء من خلال استخدام قائمة التأكد لديك. وعندما يكتمل المشروع في الوقت المحدد، قم بمنح الشرف لجميع الأفراد في مجموعتك أو الخارجين الذين كان لمجهوداتهم الفضل في النجاح. فالأفراد الذين يشعرون بالتميز سيكونون مستعدون أكثر في المرة القادمة للمخاطرة بأي شيء.
