- أن تحدد بدقة ما الذي تريد إنجازه . الكثير من الناس يقومون بتحرير خطابات دون معرفة ما الذي يريدونه بالتحديد . إني متأكد تماما أنك قد تلقيت خطابات مثل تلك . عندما تنتهي من قراءتها ، لا تعلم ما الذي يريده كاتب الخطاب منك.
إذا علمت هدفك من الكتابة ، وإذا اتضح في ذهنك تماما ما الذي تريده عندئذ يكون خطابك سهلا وواضح الفهم . ولكن إذا كان هدفك في الكتابة غامضا وغير واضح ستكون كتابتك غامضة وغير مفهومة أيضا ؛ لذا ، قبل أن تبدأ أي خطاب يجب أن تعلم تماما لماذا تكتبه . حدد ما الذي تريد أن تقوله .
فالكتابة تماما مثل التحدث ، يمكن تقسيمها طبيعية إلى ثلاثة أقسام رئيسية:
- أن تطلب أو تأمر أحدا بفعل شيء.
- أن تخطر أحدا بشيء.
- أن تقنع أحدا بالقيام بشئ ما .
هذه الأنواع الثلاثة من الخطابات تتعلق به (من ، ماذا ، متى ، أين ، لماذا وكيف) ولكن سيختلف التأثير في كل حالة وفقا للغرض من الكتابة .
الخطاب التوجيهي يحدد ما الذي يجب فعله ، الخطاب الخبري يخطرالشخص عن كيفية القيام بعمل ما ، أما خطاب الإقناع فيشرح لماذا يجب القيام ببعض الأفعال.
قد تداخل هذه الأغراض مع بعضها البعض وذلك عندما نستخدم «کیف» ولماذا ، وكذلك ماذا ، لتوضيح أمر أو توجيه ما . إذا كنت تكتب مذكرة مقنعة لرئيسك تطلب منه الموافقة على اتخاذ بعض الإجراءات الجديدة ، يجب أن توضح (لماذا) يجب أن تستخدم وأن تؤكد على المنافع التي ستعود من جراء استخدامها، كذلك (كيف) سيعمل النظام الجديد.
لذا ، بالرغم من أنه قد يوجد بعض التداخلات في خطابك ، إذا وضعت في اعتبارك هذه الاغراض الثلاثة الأساسية ستساعدك على إيجاد التفسيرات الواضحة أو الأسباب المقنعة لتساند آراءك وبذلك يمكنك تحقيق مساعيك وأهدافك.
- معرفة من سيكون القاريء . من الذي سيقرأ خطابك ؟ شخص حاصل على تعليم مدرسي أوحاصل على المستوى الثامن التعليمي. ستحصل على هدفك بوضوح أكثر عندما تستخدم كلمات وأفكار سهلة يستطيع القارىء أن يستوعبها سريعا ، سواء إذا قرأ الشخص الخطاب بوضوح أم لا، هذا يعتمد على ثقافته وتمرسه هو، وليس على ثقافتك أنت.
تقول باربرا شریدن السكرتيرة التنفيذية لمصنع كيميائي كبير : إن العديد من التعليمات هنا في المصنع كتبت على مستوى فهم طلبة الجامعة ، فقد كانت الكاتبة تنسی تماما أن هؤلاء ذوى التعليم البسيط يجب أن يقرؤوا هذه التعليمات لذلك فقد جعلت مسؤوليتها أن تجعل كل شخص يكتب مذكراته بأسلوب بسيط يستطيع أن يفهمه الجميع .
- تحديد الأساس المناسب . الخطابات القوية المؤثرة تقوم على الإعداد الجيد لها ، الاختيار ، والتحليل ، وتنظيم الأفكار.
فكثير من الناس يكتبون خطابات غير مؤثرة لأنهم يبدؤون الكتابة قبل أن يكونوا مستعدين لها ، فهم لا يقومون بالإجراءات الضرورية أولا ، وهذا هو السبب في أن هذه الخطابات غير مرضية ولا تحقق المرجو منها.
لذلك ، قبل أن تمسك بالقلم أو تجلس أمام الآلة الكاتبة أو برنامج معالجة النصوص ، فكر مليا في المشكلة التي ستتحدث عنها . أوجد الإجابات على من وماذا ، ومتى، وأين، ولماذا وكيف أولا ، بعد ذلك يمكنك أن تبدأ في الكتابة الفعلية.
- حدد أفكارك الرئيسية ، يعلم الكتاب الناجحين في المراسلات البناية القوية أن تحديدهم لما هو مطلوب لا يقل أهمية عن تحديدهم ما هو مطلوب . فالكلمات ، والأفكار والحقائق غير الضرورية لفهم فكرتك الأساسية تضعفها وتجعلها غامضة.
لا يهم إذا كانت كتاباتك تقوم على المعرفة الشخصية أو الاطلاع والبحث أم على كليهما معا. فالمشكلة التي تواجهها دائمة هي أن لديك مواد كثيرة جدا في ذهنك.
لذلك ، فالإعداد للكتابة يتطلب تعريفا ، وتمحيصا وسردا للأفكار حتى يصبح لديك هدف واضح محدد في ذهنك بالإضافة إلى الأفكار الرئيسية اللازمة للوصول إلى هذا الهدف،
- اكتب وفقا للخطوط العريضة . أي فقرة مكتوبة بصرف النظر عن ماهيتها، يمكن كتابتها بشكل منطقی وسريع، إذا حددت الخطوط العريضة للموضوع ، فذلك يسهل خطة الكتابة ويساعدك أن يظل الهدف في ذهنك ولكنها تصبح غير مجدية ولا قيمة لها إذا لم تلتزم وتعمل بها . وهذا لا يعني وجوب عدم التغيير فيها هنا أو هناك إذا جاءتك أفكار أفضل ، فالخطوط العريضة التي تضعها يجب أن تمثل خطة للعمل وليست صيغة أو خريطة نهائية.
- مراجعة كتاباتك لتكون موضوعية. إذا لم تكن تكتب خطابات شخصية أو رسالة حب ، فلن تقدم الصورة النهائية للخطاب من المرة الأولى . عندما تنتهي تماما من الإعداد الأولى للخطاب ، قم بمراجعته مرة أخرى.
وأثناء قيامك بالمراجعة يجب أن تتحرى الموضوعية في كتابتك خاصة في الخطابات المتعلقة بإدارة الأعمال سواء كانت خطابات للإخبار أو للإقناع أو للتوجيه . فعندما تريد عرض قرار أو توصية لرئيسك ، يفترض أن يكون خطابك هذا نابعة من تفكير عميق.
