إن أول متطلب لإصدار الأوامر هو التأكد من أن الموقف يتطلب بالفعل إصدار أوامر . تكتسب بعض التفاصيل الإدارية في العمل صفة روتينية بصورة تجعلها شيئا مسلمة به، لا يحتاج إلى إصدار أمر بتنفيذه، فعلى سبيل المثال ، ليست هناك حاجة إلى إصدار أمر لموظفيك في نهاية اليوم بالعودة إليه في الصباح التالي .
في أغلب الأحيان ، يتم التعامل مع تفاصيل أي عمل أو شركة كأنها إجراء تنفيذي ثابت و مقبول ، سواء كان مكتوبة أو غير مكتوب ، دون إصدار أمر بذلك ، إلا في حالة حدوث تغير ما في الإجراء أو التوقيت .
فعلى سبيل المثال ، إذا أعطيت سكرتيرتك تعليمات بإحضار البريد إلى مكتبك كل صباح بمجرد وصوله ، فليس هناك حاجة لتكرار تلك التعليمات كل يوم ، إلا في حالة تغيير السكرتيرة كل يوم ! إذا تركت تعليمات للمشرف على دورية العمل الليلية بكتابة تقرير يومي عن الإنتاج، وتركه على مكتبك كل صباح ، فيكفي أن تصدر تعليماتك لمرة واحدة .
يعتقد البعض خطأ بوجوب إصدار الأوامر لمجرد إثبات رئاسته للعمل. إذا كنت المدير الفعلي، فتلك حقيقة معروفة للجميع ولا تحتاج إلى إثباتها بإصدار الأوامر .
هناك مشهد ثابت يتكرر عند تولي رئيس أو مشرف المسؤولية للمرة الأولى ، هو تحوله إلى الحب الجنوني للسلطة ،، حيث يندفع في إصدار أوامر متتابعة ليستمتع بما له من نفوذ على الآخرين ، ينطبق هذا على الشباب العاملين في الجيش برتبة ملازم ثان وعریف ، وينتقل هذا المشهد إلى مجال الأعمال والتجارة. فعلى سبيل المثال.
صاح المدير الشاب ذات مرة (اللعنة ، إن هذا أمر) ، (لا تناقشني ، إن مواعيد العمل الرسمية لم تنته بعد ، اجعلهم جميعا يقفون على أقدامهم ، إنه أمر)
وقفت إلى جوار ذلك المدير الشاب ، باری.ف ، أتابع تغيير نوبات العمل في قسمه . كانت الساعة تقترب من السابعة صباحا ، الميعاد الرسمي للانصراف.
ولكن ما هو السبب في تواجدي هناك ؟ ذهبت إلى هناك بصفتي مستشارا إداريا ، بناء على دعوة مجموعة العمل ، فقد كانت الأحوال سيئة بسبب انخفاض الروح المعنوية للعاملين، والتي عبروا عنها بالأعمال التخريبية التي نتج عنها تحطيم بعض المعدات باهظة الثمن وانخفاض معدلات الإنتاج، بصورة تسببت في خسارة الشركة العملاء مهمين، لعجزها عن تنفيذ الطلبيات في الميعاد المحدد . تبعا لذلك ، مارس الجميع ضغوطا شديدة لإصلاح الأوضاع ، بداية من رئيس الشركة ، مرورا بمدير المصنع ، إلى أخر مشرف ، وقد كان دورى هو مساعدتهم في اكتشاف المشكلة والتوصل إلى حلها .
عندما حان میعاد دورية العمل ، وقف العمال أمام الماكينات في انتظار تقرير إنتاج لهذا اليوم ، ثم إشارة المشرف للبدء في العمل ، لقد كانت أخر دوريات اليوم وكانت مرهقة حقا ، فقد بدأت منذ الحادية عشرة مساء في الليلة السابقة . والآن ، بعد أن انتهت الدورية ، ألقى العمال بأنفسهم على المقاعد ، وهم يميلون على الأسوار الحديدية المحيطة بالماكينات الثقيلة أو يجلسون على أكوام الكوامح المطاطية في انتظار انطلاق الجرس معلنة حلول السابعة .
صاح المدير الشاب مناديا المشرف : (اجعل هؤلاء الكسالى يقفون على أقدامهم)، وأضاف متحدثا بحدة : (أنت تعلم أني لا أسمح لأحد من العمال بالجلوس أثناء العمل ، إني أدير مصنعا وليس استراحة).
احتج مشرف الدورية قائلا : (ولكن يا بیرى لقد انتهى رجالى من العمل)، وأضاف : (أنت تعلم أن تغيير دوريات العمل يتم في عشر دقائق ، والعمال الان مرهقون ويجلسون في انتظار قرع الجرس لتسجيل أسمائهم ثم الانصراف ، إنهم لا يعملون الآن).
(لا تناقشني ، ولا تنس أني الرئيس هنا، هنا مواعيد العمل الرسمية لم تنته بعد ، اجعلهم يستأنفوا العمل ، إن هذا أمر).
لا شك أنكم جميعا تعرفون الاقتراحات التي عرضتها على مدير المصنع في تقریری.
فيما يلى عدة نقاط يمكن من خلالها أن تحدد إذا كان هناك داع لإصدار أمر أم لا ، هناك أربعة مواقف فقط يلزم فيها إصدار أوامر :
- عند البدء في عمل ما .
- عند تصحيح خطأ أو حل مشكلة ما .
- عند الرغبة في الإسراع من معدلات العمل أو الخفض منها .
- عند إيقاف العمل.
وهكذا ، لا تصدر الأوامر إذا لم يكن هناك داع لذلك ، وإلا كان هذا تصرفا أحمق . وبالمثل ، لا تتردد في إصدار أوامرك عندما يلزم ذلك . إذا كانت وظيفتك هي توجيه الأوامر للأخرين فلا تتردد في ذلك خوفا من أن تجرح شعور من أمامك بتوجيهه إلى ما ينبغي عليه فعله .
