دعني أعرض عليك مثالا ماديا على كيفية الاستغلال لقدراتك في اتخاذ القرارات، بصورة تمنحك سلطة مطلقة في التعامل مع الآخرين . إن أغلب المدراء والمسؤولين التنفيذيين لا يملكون الوقت الكافي لإنجاز كل ما يبغون إنجازه ، وأعتقد أنك من هذا النوع ، لذا ، ينبغي أن تحدد أولا المهام الرئيسية التي لا يمكن الغيرك أن يؤديها ، وتلك التي قد ينوب عنك غيرك في أدائها .
بعد ذلك ركز فقط على المهام التي يجب عليك أداؤها دون غيرها ، ثم حدد بأنها تبدأ فيما يلي مثال لكيفية تطبيق ذلك :
كنت على صلة بأحد المدراء الذين يسهمون في إشاعة الفوضى في أقسامهم ، وذلك لانه كان يجهل كيفية اتخاذ القرارات وإعطاء أولويات للأعمال الواجب القيام بها . كان الفشل يحيط بكل مشروع من مشاريعه ، فقد كان يرسل لفريق العمل الإداري ومدراء الأقسام ومسؤولي الإدارات عشرات الملاحظات أسبوعية تشير إلى أن هذا العمل - عاجل ،ومع ذلك لم يتم إنجاز شيء واحد في موعده ؛ حيث إنه عندما يصبح كل شيء عاجل ، يتحول إلى أمر روتنی.
وأخيرا ، شعر المدير بالعجز فأرسل إلى يطلب أن أساعده في حل مشكلاته وفيما يلي تلك النصيحة التي وجهتها له منذ أكثر من عشرة أعوام ( ومازال إلى الآن يتبع نفس النظام الذي أشرت به عليه في ذلك الحين )
(سام، إن الحل الوحيد لمشكلتك هو أن تعطي أولويات ذات درجات متفاوتة للأعمال الواجب القيام بها)، كانت تلك هي نصيحتي له (اختر من بين أعمالك الحالية العاجل منها ، ثم أعط لكل عمل درجة من الأولوية مختلفة من الآخر، واعلم أنه ليس هناك شيئان على درجة واحدة من الأولوية).
(بعد انتهائك من ذلك ، ابدأ العمل في مهمة رقم واحد ، بعد انتهائك منها تماما انتقل إلى رقم اثنين حتى تفرغ منها وهكذا، لا تقلق إذا أنجزت مهمة واحدة أو اثنتين في اليوم ، فإن الهدف من هذا النظام هو التغلب على حالة الفوضى السابقة والتقدم في العمل ، كما أن البدء بإنجاز المهام الصعبة أولا يساعد على إتمام بقية المهام ، أعط أولويات بالمثل للأعمال التي يقوم بها موظفوك واشرح لهم النظام لكي يتبعوه بالتالي في تنظيم أعمالهم .
باختصار یا سام ، اتبع مبدأ الأهم فالمهم وعدم أداء مهمتين في الوقت الواحد . إذا لم تتمكن من إدارة الأمور بتلك الكيفية فاعلم أنه ليس هناك بديل آخر. عندما تعتاد على إدارة العمل بهذا النظام التزم به ، وستتمكن بذلك من التغلب على المصاعب اليومية تدريجية.
وأقول لك بالمثل ، اتبع ذلك النظام وستندهش من حجم العمل الذي ستنجزه بفضل هذا الأسلوب البسيط ، استغل سلطتك على إصدار القرارات لتحديد ثلاثة أشياء فقط :
- المهام التي يمكن أن يتولى الآخرون مسؤولية أدائها .
- العمل الذي لا يمكن لغيرك أن يؤديه .
تفاوت الأولويات التي تمنحها للاعمال التي تباشرها بنفسك والتي يباشرها غيرك .
