ما هي المدة الزمنية للمدى القصير؟ إن تحديد ذلك يعود إليك بشكل كامل، فلدي مثلاً ثلاث خطط قصيرة المدى في هذا الشهر، أو هذه السنة، أو في الخمس سنوات القادمة، ويبدو أن هذا يمدني بالمعلومات الكافية لتنظيم الأعمال. ويسمح لي أيضاً بتنظيم الخطط التي قد تؤثر في أسرتي: كالإجازات، وتغيير المدارس، وأعمال المنزل، والحديقة، وأعياد الميلاد، واحتفالات رأس السنة، وكل ما على هذه الشاكلة.
- خطة العمل الشهرية قصيرة المدى يجب أن تحدد مشاريع عملك الحالية -من حيث مواقيت إنهائها، وأولويات العمل فيها، والأعمال الروتينية. وهذه الخطة تضم ما يحدث بالفعل من أعمال.
- خطة العمل السنوية يجب أن تتضمن المشروعات المرتبة أو المخططة أو المقدمة، وتلك خطة للأعمال التي تم التخطيط لها ولم يبدأ تنفيذها.
- أما الخطة الخمسية فيجب أن تحوي الأفكار، الأحلام، الأهداف، الأمنيات، والرغبات، وتلك الخطة تخص الأعمال التي تنوى القيام بها يوماً ما.
الخطة طويلة المدى ستحوي معارك المهني بكامله، أما الخطة الخمسية فتعتبر من الخطوات المطلوب تنفيذها في إطار الخطة طويلة المدى.
وإنني أميل إلى تعجيل تلك الخطط قصيرة المدى الثلاث سابقة الذكر كل على حدة، فخطتي الشهرية أحتفظ بها على مثبت الأوراق على سطح مكتبي، وتحوي ورقة واحدة أسجل فيها المواعيد النهائية لإنجاز المهام، والمكالمات الهاتفية، والأمور التي ينبغي عملها. فهي تشبه المفكرة، غير أنها لا تتبع ترتيباً يومياً.
أما خطتي السنوية، فتوضع على الحائط. وهي ليست خريطة أو رسماً تخطيطياً للأعمال، لكنها ورقة واحدة هي الأخرى ومقسمة إلى اثني عشر قسماً. وبكل قسم هناك معلومات متعلقة بما ينبغي عمله كل شهر، وهي تمثل ما أود فعله أكثر هما أنا مضطر لفعله. فهي خطة قصيرة المدى، لكنها ليست قائمة أعمال أو مهام إلزامية. فإنني أعمل عملاً حراً لذا فإن على إيجاد العمل. ويكون على إنجاز هذا العمل خلال خطتي الشهرية، أو قد يمتد الوقت إذا كان عملاً كبيراً فأقوم بتنفيذه في إطار خطتي السنوية حيث تضم الخطة السنوية مشروعات أود القيام بها ومشروعات على القيام بها؛ تلك المشروعات التي عليّ القيام بها تمثل مصدر رزقي (الخبز)، وما أود القيام بها يمثل مصدر متعتي (الزبد). أما الخطة الخمسية فستكون في التوجيه العام كالتخطيط لنوع العمل الذي أرغب القيام به في السنوات الخمس القادمة. إن خطتك قصيرة الأمد ستحوي أموراً يتوجب عليك القيام بها، لكنها الأساس لما ترغب في القيام به، وكلما قصر مدى الخطة فإنها ستكون أقرب إلى قائمة مهام وواجبات أكثر منها قائمة رغبات.
إن كل الخطط تحتوي على خطوات عملية حتى توضع موضع التنفيذ، ومن ثم يتم تطبيقها، ولا فلن تكون خططاً بقدر ما ستكون أفكاراً غامضة.
وفي أثناء أي من تلك الخطط ينبغي عليك وضع اعتبار للطوارئ، كأن يتصل بك أحدهم كي يعلمك بمشروع جديد، قد لا يمكنك إدراجه في خطة عملك، لذا ينبغي عليك أن تكون مرناً أمام هذه الظروف.
