نحن نكتب عادة لغرضين. نحن نكتب ليقرأ غيرنا ما كتبناه ونكتب لنقرأ بأنفسنا ما كتبناه. والطريقة التي تكتب بها لكي تقرأ أنت ليست مهمة. فيمكنك أن نكتب بشكل متعجل أو بخط طفل في الخامسة من عمره، فذلك لا يهم مادام غيرك لن يقرأ ما كتبت. لكن الطريقة التي تكتب بها ما يقرأه غيرك، هي أمر في غاية الأهمية والخطورة. وستكون كتابتك محل تقييم من وجهين:

• فيما كتبته.
• وفي الشكل الذي تبدو به كتابتك.

فماذا لو كنت تكتب آليأ ولا نكتب بيدك أي شيء؟ إذن أي شكل من أشكال الطباعة ستختار، ولماذا؟ وأي حجم لخطك ستختار ولماذا؟ ثم إن عليك أن توقع تلك الوثائق كتابة وليس طباعة. إن توقيعك يكون محل تقييم كأي شيء آخر. لقد أخبرت ذات مرة بأن توقيعي يوحى بان صاحبه رجل ثري، ورغم كذب ذلك الإيحاء، إلا أنه جيد، فهو قريب من الصورة التي كنت أريد رسمها لنفسي. والملاحظة الأخيرة في أمر التوقيع أن تجعله كبيراً، فالتوقيع الكبير يناسب رجلأ كبيراً.

وإذا كنت تستخدم يديك في الكتابة فستحتاج إلى ما يلي:

• أن يكون خطك مقروءاً لكل قارئ، وإلا فلا جدوى من الكتابة، ومن الحمق ألا تبذل جهداً في كتابتك.
• أن يكون الخط دقيقا -دون انحناءات، وذا سطور متساوية.
• أن يكون الخط أنيقاً، وأن يكون مزخرفاً بعض الشيء.
• أن يكون الخط يدل على أن كاتبه شخص كبير بحيث تكون الحروف واضحة مقروءة جيداً.
• متناسقاً -أن تكون الكتابة في أسفل الصفحة على نفس النسق الذي بدأت به الكتابة في أولها.

يجب عليك مراقبة الهوامش ومستوى ميل كتابتك. ربما كنت لا تدري هذا الأمر، لكن ميل الخط باتجاه يمين الصفحة -وكذلك التوقيع -يوحي بأن الكاتب مكتئب، فالمتفائلون يميلون دوماً للأعلى.

تأكد من صحة التهجئة وسلامة التركيب اللغوي، وإذا لم تكن متأكداً فاسأل متخصصاً أو استخدم برنامج حاسوب متخصص.

وإذا كنت تطبع مراسلاتك فاستخدم نوع خط مناسب، وليكن حجم الخط ١٢ واستخدم الخط المائل أو المظلل أو المحدد على نحو مقتصد. وإياك والخلط بين أنواع الخطوط، فهو يظهرك كشخص غير ناضج أو مستقر، بينما تظن أن ذلك أمر طريف.